Institut Méditerranéen d’Océanologie

La démarche Qualité au sein de l’équipe MEB

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La démarche Qualité au sein de l’équipe MEB

• Historique de notre démarche qualité :
Mise en place en 2005 au sein de ce qui était à l’époque, le Laboratoire de Microbiologie et Biotechnologie des Environnements Chauds (LMBEC).
Nous avons obtenu notre première certification ISO 9001 v2005 en juillet 2007, avec reconduction tous les trois ans, jusqu’à notre dernière certification en Aout 2016 ISO 9001 v 2015.

• Notre périmètre est :

  • Culture, isolement, caractérisation, conservation et mise à disposition de microorganismes aérobies et anaérobies.
  • Mise à disposition de moyens techniques et de compétences pour la formation qualifiante et la mise en œuvre de programmes de recherche en microbiologie et biologie moléculaire.
  • Prestations de création et validation de Sondes moléculaires FISH

Depuis plus de 10 ans les acteurs de la démarche qualité travaillent pour améliorer le bon fonctionnement de l’équipe,
Nos outils qualité sont :

  • Une base documentaire ou l’on trouve toutes les procédures, protocoles, instructions, formulaires, de notre Système Management Qualité (SMQ). Cette base est accessible à tous.
  • Une base Réactifs ou sont référencés tous les produits du périmètre, localisation (pièce, placard) N° de lot, réf fournisseur. Ce fichier se compose de trois onglets : un pour le stock, un pour les produits en cours et un pour les produits finis afin de garder une traçabilité des lots. Cette base est accessible à tous
  • Une base Equipements ou sont référencées tous les équipements du périmètre auxquels sont associés leur emplacement, leur numéro de série, ainsi qu’une fiche de vie par appareil ou sont notifiées les pannes, réparations etc… Dans cette base il y a aussi un lien vers le planning de surveillance ou sont notés tous les contrôles, révision par groupe d’appareils. Cette base est accessible à tous
  • Une base Collection, ou l’on trouve tous les 480 microorganismes disponibles dans notre laboratoire. A chaque souche est rattachée une fiche décrivant, l’origine, le milieu optimal pour la culture, les principales caractéristiques (phylogénie, morphologie, T° de croissance) ainsi que les références bibliographiques. Dans la cadre de notre démarche, nous effectuons un repiquage annuellement par famille, afin de conserver cette collection. Il nous faut plus de sept ans pour repiquer les 480 souches en collection. Nous disposons d’un doublon de cette collection dans un autre congélateur à -80°C pour pallier tous risques de perte. Chaque sortie de souche est notée ainsi que l’année du repiquage. Dans cette même base, nous avons aussi répertorié sur un autre onglet une autre collection où sont conservées et référencées toutes les souches isolées au laboratoire. Cette base est accessible à tous

Pour le bon fonctionnement de cette démarche, la cellule qualité est composée de neuf membres chacun responsable de leur processus :
Manon BARTOLI : Responsable Collection / Responsable gestion des déchets
Isabelle BIEGALA ; Responsable Sondes Fish
Jean –Luc CAYOL : Responsable gestion des Réactifs du bâtiment B
Laurie CASALOT : Responsable Biologie Moléculaire /Responsable du compte GATC
Isabelle GUEDIN : Responsable Achat /Responsable du suivi du personnel
Agnès HIRSCHLER-REA : Responsable Equipements
Bernard OLLIVIER : Engagement de la Direction
Gwenola SIMON : Responsable Réactifs Bat Océanomed
Corinne VALETTE : Responsable de la démarche qualité
Grace à eux, cette certification permet la pérennisation et la transmission des connaissances et du savoir-faire de notre équipe grâce à tous les documents mis en place (instructions, procédures).Ainsi que la traçabilité :
1) de nos souches en collection (lieu de prélèvement, milieu de culture, pureté, viabilité, nombre de repiquage …)
2) de nos résultats, cahier de laboratoire, suivi des équipements (métrologie, maintenance annuelle, pannes …) suivi des réactifs, (n° de lots, emplacements, stocks…)
Notre objectif est de maintenir cette certification, dans les exigences de la norme et d’agrandir le périmètre à l’ensemble de l’équipe MEB
Tous les documents de ce Système Management Qualité sont en ligne sur la Base documentaire Qualité :
Lmbec-qualite (\\00sambacom) :
Instructions
Procédures
Formulaires
Bases documentaires : Gestion des réactifs, Gestions des équipements, Collection