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Le CNRS a dématérialisé le traitement de ses factures

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Avec l’aboutissement de son chantier de dématérialisation des factures fournisseurs, le CNRS franchit une étape clé dans la modernisation et la sécurisation de sa gestion financière et comptable.

Cinq ans après le lancement du « projet de pilotage de dématérialisation de la dépense » (P2D2) en 2012, le traitement de l’ensemble des factures fournisseurs du CNRS est dématérialisé. C’est le service central de traitement de la dépense (SCTD) basé à Nancy qui en a la charge pour le compte de tout l’organisme. Ce déploiement de la dématérialisation parmi les 18 délégations régionales s’est effectué par vagues successives. En avril 2017, la boucle est bouclée avec l’adoption des nouveaux processus par les dernières délégations régionales.

Ce qui signifie concrètement que les quelques 500 000 factures annuelles des fournisseurs du CNRS ne passent plus entre les mains des services financiers en région, mais sont directement traitées sous forme électronique par le SCTD. Et ce, depuis la commande jusqu’à l’archivage. « Au-delà d’un service facturier moderne, nous avons construit un véritable pilotage de la dématérialisation. C’est une approche ambitieuse et inédite », explique Marie-Laure Inisan-Ehret, directrice des comptes et de l’information financière (DCIF).

En effet, la création d’un service dédié comme le SCTD (rattaché à la DCIF) a été l’occasion d’une importante réorganisation des services financiers. « Nous sommes partis de rien. C’est une grande fierté de voir aujourd’hui ce service de presque 40 personnes avec la responsabilité de l’ensemble des factures du CNRS », se réjouit Sandrine Torchy, adjointe de la DCIF. Dans les services financiers en délégations régionales, les métiers ont beaucoup évolué ». Alors qu’ils dépensaient beaucoup d’énergie à traiter des flux de factures papier, ces services ont dorénavant un rôle accru de pilotage, de vérification et d’analyse. Pour accompagner cette évolution, l’organisme a mis sur pied un vaste plan de formation : 3 000 jours pour la seule année 2016.

La division par deux du délai global de paiement est le bénéfice le plus visible de la dématérialisation des factures au CNRS. « Nous sommes même descendus à 28 jours, soit en dessous du délai légal », signale Marie-Laure Inisan-Ehret. C’est une bonne nouvelle pour nos fournisseurs, mais aussi pour l’organisme en termes de sécurisation juridique et financière ». Cela étant, la dématérialisation a bien d’autres avantages (cf. encadré).

Précurseur dès les années 2000 avec l’utilisation de la monétique (carte achat), le CNRS a acquis une expertise reconnue en matière de dématérialisation. Il a d’ailleurs joué un rôle pilote pour l’État dans la mise en place de la plateforme nationale de gestion des factures dématérialisées, Chorus Pro1.

5 avantages de la dématérialisation des factures

• Des factures payées plus vite

• Moins d’utilisation de papier

• Des tâches plus qualitatives

• Plus de sécurité juridique et financière

• Des gains financiers (coût des factures, indemnités moratoires)